Viele glauben das Tankkarten nur in Fuhrparks mit vielen Autos Sinn machen. Weit gefehlt. Auch in kleineren Fuhrparks, sogar ab einem Auto, kann es Sinn ergeben, den Kraftstoffverbrauch mit einer Tankkarte zu bezahlen. Und erst recht wenn viele Kilometer gefahren werden und auch mal zu Kunden muss, die weiter weg sind. Aber wie funktioniert eigentlich das Tanken mit einer Tankkarte? Hier liefern wir mal eine Schritt-für-Schritt-Erklärung.
Inhalt dieses Artikels
Was ist eine Tankkarte?
Eine Tankkarte ist eine bargeldlose Bezahlart zum Betanken von Fahrzeugen. Sie wird in erster Linie von Unternehmen innerhalb eines Fuhrparks verwendet, um Rechnungsstellung und Buchhaltung zu vereinfachen.
Neben dem Vermeiden von bürokratischem Aufwand im Unternehmen lässt sich mit der Karte auch bares Geld beim Tanken sparen.
Wann braucht man eine Tankkarte?
Wenn man viel mit dem Auto unterwegs ist und seine Tankkosten erfassen und nachweisen muss, für den kann sich eine Tankkarte lohnen. Häufig bekommt man die Tankkarten vom Arbeitgeber, wenn man geschäftlich auf das Auto angewiesen ist und auf Kosten der Firma reist.
Was sind die Vorteile einer Tankkarte?
Das Nutzen einer Tankkarte bringt Vorteile für alle Beteiligten. Der Fahrer zahlt bequem mit der Tankkarte, ohne das Geld vorstrecken zu müssen und muss nicht selbst buchhalterisch tätig werden, um die eigenen Tankkosten für den Arbeitgeber nachzuhalten. Der Arbeitgeber behält Dank der direkten Abrechnung über das Firmenkonto die Kosten im Blick, die für den Betrieb des Firmenwagens aufgewendet müssen.
Wer bietet Tankkarten an?
Unter den Anbietern von Tankkarten finden sich natürlich die Mineralölfirmen selbst: Aral, Shell, Total und Esso vertreiben eigene Tankkarten mit denen man im Tankstellennetz des Unternehmens und der Roaming-Partner bezahlen kann. Aber auch Energielieferanten und Tankstellenbetreiber wie Avia, Westfalen oder Tamoil/HEM haben eigene Karten zum Tanken im Sortiment.
Neben den Firmen aus der Öl- und Energiewirtschaft tummeln sich auch Servicedienstleiter, die eigene Tankkarten anbieten. Firmen wie DKV oder UTA haben Verträge mit den Betreibern von Tankstellen, die dann die jeweilige Tankkarte für Benzin, Strom und auch für weitere autobezogene Produkte oder Dienstleistungen akzeptieren.
Wie tanke ich mit einer Tankkarte?
Mit einer Tankkarte zu tanken ist recht simpel. Dafür braucht man nichts weiter als die Karte selbst. Anstelle von Bargeld oder der EC- oder Kreditkarte wird die Tankkarte zum Bezahlen genutzt. Die Tankstelle rechnet dann direkt mit dem auf der Karte hinterlegten Konto ab.
Wo kann ich mit einer Tankkarte tanken?
Jeder Tankkartenanbieter hat ein Netzwerk an angeschlossenen Tankstellen- und Ladesäulen, dass die Kunden mit der Tankkarte Nutzen können. Das sind neben den Tankstellen der Mineralölgesellschaften, auch die freien Tankstellen, sowie Tankstellen von Möbelhäusers und Supermärkten.
Bei Ladesäulen für E-Autos kommen noch etliche Anbieter aus privater und öffentlicher Hand dazu. Mittlerweile haben alle Anbieter von Tankkarten dazugehörige Apps. Die Apps zeigen alle umliegenden Tanksäulen an, bei der man mit der entsprechenden Tankkarte zahlen kann.
Kann ich nur bei dem Anbieter der Tankkarten tanken oder auch woanders?
Die Anbieter, die keine eigenen Tankstellen betreiben, arbeiten ja ohnehin mit unterschiedlichen Tankstellennetzen zusammen, um eine eigene Tankkarte überhaupt anbieten zu können. Aber auch die Mineralölfirmen kooperieren miteinander.
Zum Beispiel akzeptieren Aral, mit der größten Anzahl von Tankstellen in Deutschland, und Total, drittgrößter Tankstellenbetreiber, die Tankkarten des jeweils anderen. Die Möglichkeit bei einem Fremdanbieter zu tanken wird Roaming genannt, ein Begriff den die meißten aus dem Mobilfunk kennen.
Was kann ich alles mit einer Tankkarte bezahlen?
Das man mit der Tankkarte das getankte Benzin oder den geladenen Strom bezahlt ist ja klar. Aber neben dem Treibstoff benötigt ein Auto zwischendurch auch mal eine Autowäsche oder neues Motoröl. Bei einigen Anbietern kann man also über die Tankkarte auch fahrzeugbezogene Produkte und Dienstleistungen bezahlen.
Was kostet eine Tankkarte?
Das kommt ganz darauf an. Es gibt Anbieter, bei denen nur für die Tankkarte selbst keine Kosten entstehen. Das bedeutet es gibt keinen Einrichtungsgebühr, keine monatliche Grundgebühr und keine Mindestabnahmemenge für Benzin. Wenn sie also den Firmenwagen nicht bewegen und die Tankkarte nicht nutzen, dann kostet sie das auch nichts.
Man spart sich hin und wieder ein wenig Kleingeld pro getanktem Liter Benzin und die Zettelwirtschaft mit Tankbelegen, durch die zentrale Abrechnung. Diese Tankkarten sind nützlich für Privatkunden oder unregelmäßige Fahrten mit dem Dienstwagen.
Bei größeren Fuhrparks bezahlt man durch den höheren Verwaltungsaufwand für den Anbieter für jede Tankkarte vielleicht eine monatliche Nutzungsgebühr spart dann aber deutlich durch die Rabatte auf den Treibstoff oder den Strom.
Ist es günstiger mit einer Tankkarte zu tanken
Wer Tankkarten benutzt spart an mehreren Stellen. Je nach Anbieter spart man durch Mengenrabatte beim Benzin und Strom und bekommt auch Prozente auf Motoröl oder Autowäschen. Bei großen Fuhrparks, die viel Benzin und Strom verfahren und viel Motoröl und Autowäschen brauchen, kann man mit Verhandlungsgeschick auch noch paar Prozente mehr herauschlagen.
Durch den Einsatz von Tankkarten sparen Unternehmen auch an dem verringerten Verwaltungsaufwand. Der würde sonst mit die Arbeitszeit der Mitarbeiter, sowohl auf Fahrerseite, als auch auf Seite des Fahrzeugsmanagemtn
Wieviele Tankkarten braucht man?
Es ist sinnvoll mindestens zwei Tankkarten von unterschiedlichen Anbietern mit sich zu führen. Das gilt vor allen Dingen für diejenigen die viel Autofahren und auch längere Strecken bewältigen müssen. Auf diese Weise erhöht man die Chance auch spontan auf eine Tankstelle zu treffen, an der mindestens mit einer der beiden Karten bezahlt werden kann.
Dabei macht es Sinn die Tankkarte von einem der größeren Mineralölfirmen zu beziehen. Diese haben ein flächendeckendes großes Netzwerk an eigenen Tankstellen. Diese liegen zumeist zentral in Städten und Orten und nah an wichtigen Verkehrsrouten. So muss man nicht lange nach ihnen suchen oder wird wahrscheinlich ohnehin an ihnen vorbeikommen.
Tipps zum richtigen Umgang mit einer Flottenkarte
1. Kilometerstand merken
Sie halten an der Zapf- oder Ladesäule und bevor Sie den Wagen verlassen, sollten sie noch einmal auf den Kilometerstand des Wagens schauen. Merken sie sich die Zahl, denn die brauchen Sie gleich, um mit der Tankkarte auch bezahlen zu können. Ansonsten laufen Sie den Weg zwischen Auto und Kasse zweimal und müssen sich im Zweifel noch ein zweites Mal anstellen.
2. Der gute Stoff
Mitten in einem stressigen Tag muss es schnell gehen an der Zapfsäule. Also Tankdeckel auf und hoppla, falscher Treibstoff. Gar nicht gut. Wer noch die Regel »bisschen Diesel im Benziner schadet nicht« im Kopf hat – darf diese getrost vergessen. So, oder auch andersherum gilt: Ja nicht den Motor anschalten, sondern Handbuch zu Rate ziehen und professionelle Hilfe holen. Bei Wahl der richtigen Sorte, entweder gedrückt halten, bis der Tank voll ist, oder die Einrastfunktion nutzen.
3. Rechnung Bezahlen
Die Tankkarte wird benutzt, so wie eine klassische EC- oder Kreditkarte , indem Sie diese durch das Lesegerät ziehen und die Pin-Nummer eingeben. Ist dir der Kilometerstand noch im Gedächtnis, denn der muss daraufhin ebenfalls eingetippt werden.
Wichtig: Quittung bzw. Lieferschein nicht vergessen.
Was Sie bei der Verwendung einer Flottenkarte beachten sollten
Auf folgende Dinge sollten Sie übrigens achten, denn das sieht das Fuhrparkmanagement überhaupt nicht gerne:
Seien Sie penibel und achten Sie darauf, dass Sie beim Tanken mit der Tankkarte nicht den falschen Kilometerstand beim Bezahlen eintippen. Das bringt nur bürokratische Scherereien und Erklärungsnot gegenüber der Verwaltung mit sich.
Kann ich mit der Tankkarte ein anderes Auto tanken?
Mal schnell mit der Tankkarte noch ein anderes Auto oder vielleicht den Benzinkanister für den Rasenmäher auffüllen ist eine schlechte Idee. Juristisch betrachtet, wird das als Betrug gewertet. Eine rechtliche Konsequenz kann dann sein, dass der Arbeitgeber das strafrechtlichlich verfolgt. Das geht dann zumeist auch mit dem Verlust der Arbeitsstelle einher.
Es kann natürlich mal passieren, dass der Firmenwagen mal in die Werkstatt muss. Mit einem kompetenten Fahrzeugmanagement steht dann auch schnell Ersatz auf vier Rädern vor der Tür. Sie sollten dann auch gleich daran denken, über ihren Fuhrparkleiter in Erfahrung zu bringen, ob sie ihre Tankkarte dann auch ohne Einschränkungen für den Ersatzwagen verwenden dürfen.
Denn ohne eine vorherige Absprache kann auch diese Form der Nutzung als Betrug geahndet werden. Eine rechtzeitige Kommunikation vermeidet da unnötige Mißverständnisse oder Fehler.
Das Tanken von Premium Treibstoff vorher abklären
Aus Versehen den falschen Sprit zu tanken ist natürlich grundsätzlich nicht ratsam, da man ja noch viel Freude am Wagen haben möchte.
Wer sich aber von dem Gedanken reizen lässt, mal ein paar Oktan mehr ausprobieren zu wollen und Premium Treibstoff zu tanken, der sollte das lieber mit dem Privatwagen und ohne Einsatz der Tankkarte testen.
Denn die meisten Fuhrparkleiter:innen finden das gar nicht lustig, wenn die Kosten des Luxustreibstoff auf der Rechnung des Unternehmens landen und der vorteilhafte Mengenrabatt der Tankkarte sich durch Tanken von Premiumbenzin nivelliert.
Bonusprogramme im Auge behalten
Einige Tankstellenbetreiber haben eigene Prämiensystem oder sind an das Bonusprogramm autonomer Anbieter angeschlossen. Bei den Summen, die beim Tanken des Firmenwagens zusammen kommen, kann man auch ordentlich Bonuspunkte sammlen. Theoretisch ließe sich darüber vortrefflich streiten, ob diese Bonuspunkte dem Arbeitgeber oder dem Arbeitnehmen gehören. Die meißten Arbeitgeber stören sich jedoch nicht daran, wenn die Arbeitnehmer ihre privaten Rabattsammelsysteme nutzen.
Aber Achtung: wer sich durchaus daran stört, sind die Steuerprüfer der zuständigen Finanzämter. Die werten auf Dienstfahrten gesammelte Bonuspunkte, die privat verwendet werden als geldwerten Vorteil. Quasi als durch Dritte gezahlter Lohnanteil, auf denn dann auch Lohnsteuer fällig wird. Und das nicht erst beim Einlösen der Punkte, sondern sobald sie gutschrieben wurden. Und auch bei geldwertem Vorteil, muss der Arbeitgeber seinen Anteil abführen.
Wer also an einem Bonusprogramm teilnimmt und privat Bonuspunkte sammeln möchte, sollte klären, ob das auch im Sinne des Arbeitgebers ist. Das dürfte einer der Gründe sein, warum die Funktion auf den Tankkarten erst einmal freigeschaltet werden muss. Eventuell müssen sie das auch noch einmal über das Kundenportal des Bonusprogrammes selbst freischalten. Denn sonst klappt das nicht mit den Punkten.
Was passiert, wenn ich meine Tankkarte vergesse?
Wenn sie ihre Tankkarte vergessen, kommt es ganz auf ihren Anbieter an. Der Worst Case bei einer vergessenen Flottenkarte ist, dass sie das Benzin oder den Strom selbst zahlen müssen. Sie strecken das Geld vor, lassen sich in jedem Fall den Beleg geben und sprechen noch einmal mit ihrem Fuhrparkmanagement. Einige Anbieter haben allerdings auch alternative Zahlungsmöglichkeiten im Portfolio.
Tanken mit Transponder anstelle der Tankkarte
RFID-Chips finden mittlerweile in allen möglichen Bereichen Anwendung. Die stecken auch in Transpondern. Und Transponder kann man wiederum nutzen, um damit zu tanken. Transponder anstelle von Tankkarten finden gerade überall da Verwendung, wo es freistehende Ladesäulen gibt oder an Tankstellen, die nicht bemannt sind. Das ist häufiger in ländlichen Gegenden der Fall. Da hält man dann den Transponder an die Tank- oder Ladesäule, um sich zu identifizieren und dann tankt man munter drauf los. Bezahlt wird dann über die auf dem Transponder hinterlegten Informationen, das Geld wird also wie bei der Tankkarte direkt vom Konto des Arbeitgebers abgebucht. Sie sind allerdings keineswegs so häufig verbreitet oder akzeptiert wie Tankkarten es sind.
Tanken mit einer App anstelle der Tankkarte
Einige Anbieter gehen dazu über, neben einer Tankkarte auch direkt eine App für das Handy mit anzubieten, über die man dann auch bezahlen kann. Wenn man also das Portemoine mit der Karte nicht dabei hat, macht das nichts. Man startet die App auf dem Smartphone und kann dann darüber seine Tankquittung begleichen. Speziell für das Laden von Strom gibt es häufiger Apps mit deren Hilfe man bei den entsprechenden Ladesäulen sein Elektrauto aufladen kann. Man kann aber nicht mit jeder App überall zahlen. Da hilft die Applikation selbst die zumeist Zugriff auf Kartenmarterial möglich, dass einem per GPS anzeigt, wo die nächsten Tankstelle und Ladesäulen zu finden sind.
Welchen aktuellen Tankvergleich gibt es noch neben dem ADAC Tankvergleich?
Bei der Vielzahl an Tankkarten, die es auf dem Markt gibt und ständigen Preisanpassungen, ist es schwierig für Kunden einen Überblick zu behalten. Der ADAC, die auch eigene Tankkarten anbieten, hatten eine zeitlang einen guten und übersichtlichen Tankkartenvergleich online. Der ist allerdings gerade nicht mehr auffindbar. Wahrscheinlich gibt es da bald ein Update. Um ihnen die Suche zu ersparen, haben wir einen anderen guten Tankkartenvergleich gefunden, zusammengestellt von der Fachredaktion von Firmenauto.de . Und den finden sie hier.
Tankkarten für Privatpersonen
Auch für eine Privatperson kann sich eine Tankkarte rechnen, wenn man es bevorzugt seine Tankausgaben monatlich abzurechnen. Es gibt allerdings nur wenige Anbieter die ein Tankkartenmodell für Privatpersonen anbieten. Wer ADAC Mitglied ist, kann eine solche Tankkarte auch für den privaten Gebrauch vom Automobil-Club selbst beziehen.
Ansonsten gibt es noch einen kleinen Trick, über den man quasi so etwas wie eine Tankkartenfunktion imitieren kann. Wählen sie eine Kreditkarte aus, die ein Bonussystem anbietet. Einige dieser Kreditkarten sind kostenlos bei einer monatlichen Mindestnutzung. Wenn sie diese aber erreichen und dann auf Umsätze einen bestimmten Prozentsatz gutgeschrieben bekommen, dann sparen sie auf dem Wege Geld.
Der Vorteil bei der Variante mit der Kreditkarte ist, dass sie diese auch für andere Zwecke nutzen können. Das heißt zu dem Benzin und der Autowäsche kann dann auch mal ein Schokoriegel oder Kaffee auf der Rechnung stehen. Und abgerechnet wird natürlich auch immer einmal pro Monat und sie finden alle Ausgaben gesammelt auf einer Rechnung.
Häufige Fragen zum Thema Flottenkarten
Wann lohnt sich eine Tankkarte?
Eine Tankkarte lohnt sich, sobald sie die Tankkosten von ein oder mehreren Fahrzeugen nachhalten müssen.
Was bringt eine Tankkarte?
Eine Tankkarte verringert den Aufwand für die Nutzer bei der Erfassung von Fahrtkosten in Form von verbrauchtem Benzin. Firmen und Privatpersonen können bargeldlos zahlen und bekommen die Abrechnung zugesandt.
